Warum überhaupt?

  • Schon wieder in fünf Ordnern nach dem einen Dokument gesucht?
  • Sie sind sich nicht sicher, welche Version des Dokuments die aktuelle ist?
  • Die Bearbeitung eines Vorgangs dauert Ihren Kunden einfach zu lange?

Das muss nun wirklich nicht mehr sein. Wie wäre es mit einer elektronischen Volltextsuche über alle digitalisierten Dokumente, die zentral an einer Stelle abgelegt und von Ihrem ERP/CRM-System mit Kunden und anderen Objekten verknüpft werden?

Die schnelle Volltextsuche funktioniert dank eines OCR-Moduls auch bei gescannten Dokumenten. ITSM nutzt dazu die umfassenden technischen Möglichkeiten im
Microsoft SQL Server (siehe dazu auch den technischen Artikel MS SQL Server 2016 File Tables: Nutzung für Dokumentenmanagementsysteme).

Die Antworten auf die Eingangsfrage lauten

  • Weil langwierige Suchen der Vergangenheit angehören
  • Weil die intelligente Volltextsuche sehr schnelle Recherchen ermöglicht
  • Weil die Anzahl der Ordner (und damit die Rückstellung in der Bilanz) verringert wird
  • Weil der Arbeitsfluss flüssiger wird
  • Weil Sie Ihre Dokumente auch im Hotel in Warschau oder beim Kunden in New York anzeigen können
  • Weil die elektronische Akte des Kunden einen umfassenden Überblick gibt