ITSM!scan

ITSM!scan übernimmt die Digitalisierung von Papierdokumenten. Beim Scanvorgang wird daraus ein PDF im Archivierungsformat PDF/A. Der Inhalt wird automatisch durch eine OCR-Engine verarbeitet, so dass nicht nur die Metadaten, sondern auch der Inhalt für eine Suche zur Verfügung stehen. Wenn Sie eine unternehmensspezifische Verfahrensdokumentation erstellen und die darin beschriebenen Abläufe einhalten, können Sie die Papierdokumente anschließend vernichten („Ersetzendes Scannen").

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation gehört zum Projektumfang bei Einführung von ITSM!DMS. Sie erfordert eine enge Zusammenarbeit mit den beteiligten Personen, denn die Dokumentation muss genau beschreiben, wie die diesbezüglichen Abläufe in Ihrem Unternehmen aussehen. Sie sollten die Verfahrensdokumentation in jedem Fall mit Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer besprechen, damit sie zum Beispiel bei einer Außenprüfung durch das Finanzamt auf der sicheren Seite sind, wenn der Prüfer einen bestimmten Beleg sehen möchte.

Der Aufwand für ein Archiv mit Papierdokumenten entfällt oder verringert sich stark. Damit entfallen oder sinken auch die Aufwendungen für entsprechende Rückstellungen in der Bilanz.

Die in der technischen Richtlinie 03138 („Ersetzendes Scannen" – RESISCAN) des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie) definierten Vorgaben sind erfüllt.

Die folgende Abbildung zeigt schematisch den einzuhaltenden Ablauf, der so von ITSM!scan unterstützt wird.

Ersetzendes_Scannen

Der Aufwand für ein Archiv mit Papierdokumenten entfällt oder verringert sich stark. Damit entfallen oder sinken auch die Aufwendungen für entsprechende Rückstellungen in der Bilanz.