GoBD

GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Die GoBD haben die früheren Vorschriften in GDPdU („Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen") und GoBS („Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme") ersetzt, zusammengefasst und natürlich erweitert.

Und das sind die 13 Abschnitte der GoBD:

  1. Allgemeines zu Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten
  2. Verantwortlichkeit
  3. Allgemeine Anforderungen
  4. Belegwesen
  5. Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle
  6. Internes Kontrollsystem (IKS)
  7. Datensicherheit
  8. Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen
  9. Aufbewahrung
  10. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  11. Datenzugriff
  12. Zertifizierung und Software-Testate
  13. Anwendungsregelung

Die meisten Punkte betreffen im Kern den Umgang mit steuerrechtlich relevanten Unterlagen jeglicher Art. Das sind naturgemäß immer Papierdokumente oder elektronisch zugegangene oder digitalisierte Dokumente.

Hier kommen die Stärken eines ausgereiften DMS zur Geltung: Die Software

  • sorgt für eine sichere Archivierung aller Dokumente unter Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • verhindert die Veränderung von Dokumenten
  • sorgt für die Nachvollziehbarkeit des Zugriffs
  • garantiert die schnelle Auffindbarkeit von Belegen (zum Beispiel im Zuge einer Außenprüfung des Finanzamts)