Eine Einordnung

Ein DMS ist die Software zur strukturierten Verwaltung und Archivierung Ihrer elektronisch verfügbaren Dokumente. Ein elektronisches Dokument kann praktisch alles sein, was auf einem Computer gespeichert werden kann: Von einer Word-Datei über ein Foto oder eine CAD-Zeichnung bis zu einer Präsentation oder einem Video. Hinzu kommen Dokumente, die zunächst papiergebunden vorliegen, und die dann durch einen Scanvorgang („Ersetzendes Scannen") digitalisiert wurden.

In der Praxis bedeutet dies – neben einem deutlichen Schritt in Richtung „Papierloses Büro" –  vor allem eine deutliche Zeitersparnis bei der Suche nach Informationen. Dazu kommt die automatische Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften. Hier ist zum Beispiel die Verpflichtung zur Speicherung aller aufbewahrungspflichtigen Dokumente im Original zu nennen. Das bedeutet, dass eine Rechnung, die als Anhang einer E-Mail im Unternehmen eingegangen ist, auch als E-Mail archiviert werden muss.

Für jedes Dokument im DMS stehen zur gezielten Suche nicht nur die Metadaten des Dokuments wie Datum der Erstellung, Autor, Größe und bei E-Mail Sender, Empfänger, Betreff und Timestamp zur Verfügung, sondern auch der Inhalt des Dokuments. Es reicht also zum Suchen einer Bestellung, wenn Sie wissen, dass irgendwo im Text der Begriff „Bürostuhl" vorkommt. Ob dann dort tatsächlich „Bürostuhl" steht oder doch „Bürostühle", spielt keine Rolle – die Volltextsuche in ITSM!DMS  findet das Dokument zuverlässig und extrem schnell. Das gilt dank OCR (Optical Character Recognition) auch dann, wenn die Bestellung gescannt wurde.