Die Technik

ITSM!DMS - FileTable

Dokumente im ITSM!DMS werden über sogenannte File Tables im Microsoft SQL Server verwaltet. Dieses Verfahren ermöglicht die Indizierung aller Dokumente, die Text oder Zahlen enthalten und damit die spätere Möglichkeit der Volltextsuche. Bei der Volltextsuche können nicht nur die Metadaten zum Dokument als Kriterien herangezogen werden, sondern auch Begriffe aus dem Inhalt. Dabei sucht ITSM!DMS auf Wunsch nicht nur nach der genauen Schreibweise, sondern bezieht auch die Flexionsformen mit ein – wird als Suchbegriff „rennen" eingegeben, wird auch das Dokument gefunden, in dem zwar nicht „rennen", aber „rannte" steht.

Die Dokumente im DMS sind für den Benutzer im Dateisystem nicht sichtbar. Sie liegen in einem speziellen Bereich, der vom SQL Server verwaltet wird. Das hat zur Folge, dass der Zugriff auf ein Dokument ausschließlich über das DMS erfolgen kann. Der Vorgang des Ausscheckens wird vom System protokolliert, ebenso der Vorgang des Eincheckens bei veränderten Dokumenten. Damit ist die wichtige Forderung der GoBD nach Nachvollziehbarkeit erfüllt.

Gescannte Dokumente werden im Format PDF/A abgelegt. Sie können im DMS nur zur Anzeige ausgechecked werden. Eine Änderung würde den Status als Archivdatei entfernen und ist daher nicht zugelassen.

Abgerundet wird das DMS durch ein Berechtigungskonzept, damit jeder Benutzer nur die Dokumente sieht und/oder bearbeiten darf, für die ihm entsprechende Berechtigungen zugewiesen wurden. Die Berechtigungsvergabe erfolgt bei entsprechender Parametrisierung vollautomatisch.